ISO 30301 specificira zahteve koje mora da zadovolji sistem menadžmenta zapisima (MSR) kako bi bio adekvatna podrška samoj organizaciji u postizanju osnovnih poslovnih ciljeva, misije, strategije i pojedinačnih ciljeva specifičnih za delatnost. Standard se odnosi na razvoj i implementaciju politike i ciljeva u vezi upravljanja zapisima i daje informacije o merenju i praćenju performansi tog sistema.
MSR se može uspostaviti unutar jedne organizacije ili unutar više organizacija zajedno koje dele poslovne aktivnosti. Ovaj standard pod terminom ”organizacija” ne podrazumeva jednu firmu već podrazumeva razne organizacione strukture koje se mogu osnovati.
Ovaj standard je primenljiv na svaku organizaciju koja želi da:
- uspostavi, primeni, održava i poboljšava MSR kao podršku svom poslovanju;
- obezbedi usaglašenost sa osnovnom politikom menadžmenta zapisima;
- demonstrira tu usaglašenost tako što:
1. sprovede samo-procenu i samo-deklarisanje o usaglašenosti ili
2. zatraži potvrdu o svojoj samo-deklaraciji od treće strane ili
3. zatraži sertifikaciju od strane sertifikacionog tela